Vanaf versie 1.4 beschikt OS Optiek over een volledig vernieuwde agenda. Deze nieuwe agenda is bijzonder handig en compleet en heeft diverse voordelen ten opzichte van een papieren agenda.

• De agenda werkt als een reserveringssysteem. Afspraken kunnen worden weergegeven per oogmeetruimte of per medewerker.
• De agenda waarschuwt als er sprake is van dubbele afspraken
• In de agenda zijn zowel de openingstijden van de winkel als de werktijden van de medewerkers duidelijk aangegeven
• Het is mogelijk om per type afspraak (bijvoorbeeld oogmeting) een standaard tijdsduur in te stellen
• Bladeren door de agenda is net zo makkelijk en intuïtief als bladeren door een papieren agenda
• Iedere medewerker kan afspraken maken waarbij de kans op fouten minimaal is
• Bij het maken van een afspraak kunt u direct een afspraakbevestiging versturen via SMS of e-mail.

Voordat de agenda in gebruik wordt genomen zijn er enkele instellingen te verrichten. Deze zijn terug te vinden onder het menu-item Onderhoud > Agenda. Het gaat daarbij om de Openingstijden, Type afspraak en Ruimte.

In het onderdeel Openingstijden worden de openingstijden per filiaal opgegeven. Daarnaast kan er per medewerker worden aangegeven wat zijn of haar werktijden zijn. Uiteraard is het ook mogelijk om uitzonderingen op te geven zoals bijvoorbeeld koopzondagen of feestdagen.

Ga naar het menu-item Onderhoud > Agenda en kies voor 'Openingstijden'. Geef per filiaal de openingstijden op zoals in het onderstaande schermvoorbeeld. In de agenda zullen de uren buiten werktijd en de pauzes grijs worden weergegeven. Het blijft overigens wel gewoon mogelijk om afspraken buiten werktijd te maken. Valt een afspraak geheel of gedeeltelijk buiten openingstijden dan zal daarvan een melding worden gemaakt.

Kies links bovenaan het scherm 'Openingstijden' voor 'Medewerker' en selecteer in het vak daaronder de medewerker waarvoor de werktijden ingesteld moeten worden. De agenda zal nu voor deze persoon rekening houden met zijn of haar werktijden.

Onderaan het scherm 'Openingstijden' is het mogelijk om uitzonderingen op de openingstijden of op de werktijden van een medewerker op te geven. Denk daarbij aan zaken als een koopzondag, feestdag, vakantie van een medewerker, etc.

Ga naar het menu-item 'Onderhoud' > 'Agenda' en kies voor 'Type Afspraak'. Er kunnen diverse 'soorten' afspraken gedefinieerd worden in OS Optiek zoals Oogmeting, Controle etc. Daarbij is het mogelijk om een kleur te koppelen aan een type afspraak en om een standaard tijdsduur op te geven voor een afspraak. Als voorbeeld nemen we hier een Oogmeting die in de agenda wordt weergegeven met een lichte groene kleur en met een standaard tijdsduur van 15 minuten.

Ga naar het menu-item 'Onderhoud' > 'Agenda' en kies voor 'Ruimtes'. Iedere ruimte die gereserveerd kan worden voor bijvoorbeeld oogmetingen, contactlenscontroles, vergaderingen, etc. wordt hier gedefinieerd. Deze ruimtes worden zichtbaar in de agenda en de volgorde waarin ze worden weergegeven kan aangepast worden. In het onderstaande voorbeeld gaat het om een ruimte voor oogmetingen die in de agenda wordt weergegeven in de eerste kolom (laagste volgordenummer).

Als de openingstijden, werktijden, afspraaktypen en de diverse ruimtes zijn aangemaakt in OS Optiek kan de agenda in gebruik worden genomen. Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een afspraak is eenvoudig.

Op de knoppenbalk staat een knop agenda evenals op het blauwe startscherm van OS Optiek.

In de linker kolom wordt de huidige maand weergegeven. Selecteer daar zo nodig eerst de juiste maand en het juiste jaartal. Klik vervolgens op de dag van de maand waarop er een afspraak gemaakt gaat worden. In het grote scherm rechts zullen de bijbehorende afspraken van die dag te zien zijn.

Ga naar tabblad 'Overzicht per ruimte F2' om een afspraak te maken in een bepaalde ruimte. Ga naar tabblad 'Overzicht per medewerker F3' om een afspraak te maken bij een bepaalde medewerker.

Dubbelklik in de desbetreffende kolom in het vak van de begintijd van de afspraak om het scherm 'Nieuwe afspraak' te openen.

Als het een afspraak met een bestaande klant betreft dan kan die klant geselecteerd worden. De gegevens van de klant worden dan opgenomen in de agenda. Mocht het een volledig nieuwe klant zijn of is er sprake van een afspraak met bijvoorbeeld een leverancier dan kunnen de nodige gegevens worden ingevuld in het vak opmerkingen. Klik op de knop 'Opslaan' om de afspraak toe te voegen aan de agenda.

Door te dubbelklikken op een bestaande afspraak worden de gegevens van de betreffende afspraak zichtbaar. De telefoonnummers van de klant staan meteen ook in het scherm. Uiteraard is het mogelijk om wijzigen aan te brengen in de afspraak en die vervolgens weer op te slaan.

Op het tabblad 'Overzicht F1' is het mogelijk om een selectie van afspraken te maken. Er kan geselecteerd worden op een combinatie van 'Achternaam', 'Medewerker', 'Ruimte' en 'Datum'.

Vanuit tabblad 'Overzicht F1' is het mogelijk om een selecte te printen. Stel zo nodig het filter in en klik op de knop 'Print' om een afdruk te maken.

Vanaf OS Optiek versie 1.6.1 is het mogelijk om direct bij het maken van een afspraak een bevestiging te versturen via SMS of e-mail. Hiervoor is een standaard tekst nodig (template) en uiteraard het mobiele nummer of e-mailadres van de klant.

Het is mogelijk om zelf de tekst van de afspraakbevestiging te bepalen. Een template is een standaard tekst die per SMS of e-mail verstuurd kan worden. Nieuwe templates worden aangemaakt onder het menu-item 'Onderhoud' > 'Templates'.

Maak voor SMS-berichten een (informele) tekst aan. Kies een duidelijke naam en onderwerpregel voor de template. Schakel daarbij het vinkje 'Afspraakbevestiging SMS' in en vergeet niet om de template op te slaan. Het toevoegen van de datum en tijd van de afspraak aan de tekst van de template is eenvoudig door @@afspraak@@ in de tekst te zetten op de plaats waar de datum en tijd van de afspraak ingevuld moeten worden.

Doe hetzelfde voor de 'Afspraakbevestiging e-mail'. Let erop dat de onderwerpregel van de template in dit geval ook zal worden verstuurd als de onderwerpregel van het bericht. Dit is dus het eerste wat de klant ziet van het bericht in zijn mailbox.

Bij het maken van een afspraak in de agenda is er sinds versie 1.6.1 van OS Optiek een aanvullende optie aanwezig om aan te geven of er een bevestiging verstuurd moet worden (per SMS of e-mail). Met de knop 'OK' of 'Opslaan & Print' wordt het bericht direct verzonden.

Het is mogelijk om direct vanuit een afspraak in de agenda de bijbehorende klantkaart te openen. Klik daarvoor op de knop 'Open Klant'.

In de klantkaart op het tabblad 'Service F3' zijn alle afspraken met de klant terug te zien in volgorde van datum. Daar is ook te zien met wie de klant die afspraak had en waar die over ging.

Versie: 0.1 - Datum: 30 april 2010 - Gewijzigd door: Arthur Buijs
Eerste versie document (concept)

Versie: 0.2 - Datum: 30 april 2015 - Gewijzigd door: Arthur Buijs
Toevoeging versturen afspraakbevestiging

Deze handleiding is steeds in ontwikkeling. Uiteraard doet iedereen zijn/haar uiterste best om deze handleiding zo goed mogelijk te maken. Desondanks is er geen enkele reden om aan te nemen dat de hier aangeboden informatie juist is. Het gebruik van de handleiding is geheel voor eigen risico.

Deze handleiding is Copyright © 2015 van de auteurs zoals hierboven vermeld. Deze handleiding mag gedistribueerd worden en/of gewijzigd onder de voorwaarden van de Creative Commons Attribution License, versie 3.0 of later (http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/). Alle handelsmerken in deze handleiding behoren toe aan hun respectievelijke eigenaren.

Stuur opmerkingen of suggesties naar support@oo2.nl