OS Optiek is standaard voorzien van de mogelijkheid om berichten te versturen via e-mail of via SMS. In deze korte handleiding wordt uitleg gegeven over het instellen en versturen van berichten naar klanten. Uiteraard is het ook mogelijk om een brief naar de klant te sturen. Dit zijn in veel gevallen mailings en valt buiten de scope van deze handleiding.

Na het instellen van uw accountgegegvens in OS Optiek is het mogelijk om berichten te versturen.

De gegevens die nodig zijn voor in het instellen van de e‑mailaccount worden verstrekt door de e‑mailprovider. In veel gevallen is de e‑mailprovider ook de internetprovider. In dat geval is internet ondergebracht bij bijvoorbeeld XS4ALL en staat er 'xs4all.nl' achter het @-teken in uw e-mailadres. Het staat iets professioneler als er achter het @-teken een eigen domeinnaam staat. In dat geval kan het nodig zijn om de gegevens voor het vesturen van e-mail op te vragen bij de hostingprovider. De juiste gegevens zijn vaak terug te vinden in het programma dat gebruikt wordt voor het verzenden en ontvangen van e-mail.

Ga via het menu Extra > Opties… naar het configuratiescherm van OS Optiek en vul op het tabblad 'Overig' de gegevens van uw e-mailaccount in.

Een SMS-account kan bij OO2 worden aangevraagd. Er wordt dan een account aangemaakt bij de SMS-provider en OS Optiek wordt geconfigureerd. Daarbij horen demo-credits zodat het systeem direct in gebruik genomen kan worden.

Er gaan in de praktijk veel berichten de deur uit die vrijwel dezelfde tekst bevatten. Het is handig om hiervoor een template aan te maken. Ga naar het menu Onderhoud > E-mailtemplates. Klik op de knop nieuw en vul de gegevens in voor uw bericht.

Omdat er na verloop van tijd veel templates in het systeem komen te staan is naamgeving belangrijk voor het snel vinden van de juiste template tijdens het verzenden van een bericht.

Open de klantkaart en klik in het tabblad 'Adresgegevens F2' op de berichtknop achter het gsm-nummer of het e-mailadres van de klant. Er wordt een standaard bericht geopend dat verder ingevuld kan worden. Het is ook mogelijk om een template te selecteren.

Controleer het bericht en klik op de knop SMS om het bericht te verzenden. Het versturen van een bericht per e-mail werkt op exact dezelfde wijze.

Omdat het bericht in het bovenstaande voorbeeld bedoeld is voor verzending per SMS (dit is een informeel communicatiemiddel) is de aanhef hier weggelaten. Het is verstandig om u telefoonnummer en website op te nemen als vast onderdeel van het bericht. Als een klant een vraag heeft kan hij of zij vanuit het bericht meteen het telefoonnummer van de winkel draaien. Mocht de klant alleen willen weten tot hoe laat de winkel vandaag open is dan kan de klant direct vanuit het bericht uw website openen. Op deze manier lopen de klanten rond met het visitekaartje van de winkel op zak!

In OS Optiek zijn alle berichten die aan een klant verstuurd zijn later terug te vinden bij 'Correspondentie' op het tabblad 'Service F3'.

Versie: 0.1 - Datum: 04-08-2012 - Gewijzigd door: Arthur Buijs
Eerste versie document (concept)

Deze handleiding is steeds in ontwikkeling. Uiteraard doet iedereen zijn/haar uiterste best om deze handleiding zo goed mogelijk te maken. Desondanks is er geen enkele reden om aan te nemen dat de hier aangeboden informatie juist is. Het gebruik van de handleiding is geheel voor eigen risico.

Deze handleiding is Copyright © 2012 van de auteurs zoals hierboven vermeld. Deze handleiding mag gedistribueerd worden en/of gewijzigd onder de voorwaarden van de Creative Commons Attribution License, versie 3.0 of later (http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/). Alle handelsmerken in deze handleiding behoren toe aan hun respectievelijke eigenaren.

Stuur opmerkingen of suggesties naar support@oo2.nl