Bestellen via OCS

Dit document is nog niet af. De informatie zal mogelijk nog onjuistheden en fouten bevatten. Wij kunnen uw hulp gebruiken bij het uitbreiden en verbeteren van de documentatie van OS Optiek.

Inleiding

OCS is een elektronisch bestelsysteem in de optiekbranche voor het bestellen van brillenglazen en contactlenzen. De stichting Optiplaza is de beheerder van de OCS-bestelstandaard (de huidige versie is OCS 6.0) en zorgt ervoor dat de techniek (server, software, etc.) operationeel is.

Een opticien die gebruik wil maken van OCS moet of aangesloten zijn bij Distroptiek of een abonnement nemen voor aansluiting op het Optiplaza-systeem. Voordeel voor de opticien is een kortere doorlooptijd van de orders en een kleinere kans op fouten doordat de gegevens direct vanuit OS Optiek worden uitgewisseld met de leverancier. Optiplaza is momenteel alleen actief op de Nederlandse markt.

OCS in OS Optiek

De OCS-module van OS Optiek is getest en erkend door Optiplaza. Iedere opticien die werkt met OS Optiek beschikt over de volgende mogelijkheden:

  • de OCS-catalogus ophalen en up-to-date houden zodat de producten en prijzen in uw systeem actueel zijn
  • direct bestellingen plaatsen bij zowel glasleveranciers als contactlensleveranciers
  • orders uitwisselen tussen OS Optiek en de adviespakketten van de leveranciers (zowel heen als terug)
  • status-updates van bestellingen ontvangen

Inschakelen OCS

Voor het inschakelen van OCS heeft u een inlogcode en een wachtwoord nodig.

Ga naar het tabblad OCS in het menu 'Extra > Opties…'.

Configuratiescherm

Zet een vinkje bij 'OCS gebruiken' om OCS in te schakelen. De 'Installatiedirectory' is reeds ingevuld, die hoeft u normaal gesproken niet te wijzigen. De inlogcode is een 5-cijferig nummer en begint meestal met een 2. Deze code moet ingevuld worden bij 'Opticien ID' en nogmaals in het veld 'Gebruikersnaam'. Het wachtwoord komt vanzelfsprekend in het veld 'Wachtwoord' te staan. De voorkeursleverancier voor glazen en contactlenzen kunt u nog niet invoeren omdat daarvoor eerst de catalogus moet worden opgehaald van de Optiplazaserver.

Vergeet na het invullen van de gegevens niet om op de knop 'Opslaan' te klikken.

Klik op de knop 'Opslaan'. Het Configuratiescherm wordt afgesloten en op de menubalk is er een menu-optie met de naam 'OCS' bijgekomen.

OCS-catalogus ophalen/bijwerken

Kies in het menu 'OCS' voor 'Catalogus bijwerken…'.

Catalogus

Klik op de knop 'Uitvoeren'. In het venster is de voortgang van het proces te volgen. Na het downloaden zullen de glasboeken en de lensboeken geïnstalleerd worden.

Als dit de eerste keer is dat u de catalogus gaat ophalen, dan zal dit proces wat meer tijd in beslag nemen.

Zodra de tekst 'Installatie afgerond (100%)' op het scherm is verschenen (de knoppen 'Uitvoeren' en 'Reset' zullen weer kleur krijgen) kan het scherm worden gesloten door op de knop 'Sluiten' te klikken.

Leveranciers stellen regelmatig nieuwe versies van hun catalogus beschikbaar. Het is dus raadzaam om de catalogus in OS Optiek up-to-date te houden.

Het is mogelijk om dit proces te automatiseren door OS Optiek periodiek vanuit de taakplanner van uw besturingssysteem op te starten met de optie -ocs update.

Het is mogelijk om de catalogus volledig te resetten. Kies in het menu 'OCS' voor 'Catalogus bijwerken…'. Klik eerst de knop 'Reset' en vervolgens op de knop 'Uitvoeren'.

Na een reset worden alle prijslijsten opnieuw opgehaald en ingelezen. Daardoor zal dit proces wat meer tijd in beslag nemen.

OCS-orders aanmaken en klaarzetten voor verzending

Het voert te ver om de verschillenden scenario's voor het aanmaken van brilorders en contactlensorders in deze handleiding te bespreken. In deze handleiding wordt één werkwijze gehanteerd waarbij de nadruk ligt op de OCS-aspecten van de order.

Als u brillenglazen of contactlenzen in de meeste gevallen afneemt van één leverancier dan is het handig om deze leverancier in te stellen als 'Voorkeursleverancier' op het tabblad 'OCS' van het 'Configuratiescherm' (menu Extra > Opties…).

Brilorders (glazen)

Stap 1 - Maak een nieuwe brilorder aan

Klik op het tabblad 'Controle F5' in de linkerkolom op de knop 'Brilorder'.

Selecteer in het venster 'Bril Order Type' het gewenste type bril (Leesbril, Vertebril, Multifocaal, etc.).

Brilorder0

Er wordt nu een nieuwe brilorder getoond op het tabblad 'Brilorders F6'. In deze nieuwe order staan de controlegegevens ingevuld die afkomstig zijn uit de refractie. Ook het type glas (Monofocaal, Multifocaal, etc.) is ingevuld.

Brilorder1

Stap 2 - Invoer gegevens montuur

Binnen het kader 'Montuur keuze' kunt u het artikelnummer van het gekozen montuur invoeren. U kunt het desbetreffende montuur ook selecteren in een lijst door op het vergrootglas achter het veld te klikken.

Als de monturen niet zijn ingevoerd als voorraad in OS Optiek dan is het mogelijk om de gegevens van het montuur handmatig in te voeren.

Stap 3 - Invoer gegevens glas

Standaard zal OS Optiek alleen glazen weergeven van de voorkeursleverancier van glas. Daarbij worden alleen glazen getoond die passen bij de refractiegegevens in de brilorder. In de praktijk is het daarom vaak handiger om vooraf het type glas (monofocaal, multifocaal, etc) en het materiaal (organisch, mineraal, etc) op te geven, zodat de selectielijst zo kort mogelijk wordt.

Brilorder2

Open het selectiescherm 'Glas Selecteren' door achter het veld 'Artikelnr.' op de knop met het vergrootglas te klikken en selecteer de gewenste lens.

Glasselectievenster

Mocht het selectiescherm leeg blijven dan is de kans groot dat er geen glazen bestaan zijn waarvan het bereik past bij de opgegeven refractie. Controleer de opgegeven waarden zorgvuldig.

Het kan nodig zijn om bewerkingen toe te voegen aan het glas. Gebruik de knop OCS om de OCS-verkoopprijs over te nemen in de order. Dit is de prijs van het glas en de 'extra' bewerkingen.

Brilorder3

Glasleveranciers

Op het moment van schrijven kunt u via OCS glazen bestellen bij de volgende leveranciers:

  • Enot
  • Essilor
  • Friederichs
  • HOC
  • Hoya
  • Rodenstock
  • Zeiss

Contactlensorders

Contactlenzen bestellen via OCS is naar verwachting mogelijk vanaf 1 oktober 2009. U heeft hiervoor minimaal versie 1.3 van OS Optiek nodig.

Stap 1 - Maak een nieuwe lensorder aan

Klik op het tabblad 'Controle F5' in de linkerkolom op de knop 'Lensorder'. Er wordt nu een nieuwe lensorder getoond op het tabblad 'Lensorders F7'. In deze nieuwe order staan de controlegegevens ingevuld die afkomstig zijn van een lensonderzoek of van een lenscontrole. Laat de velden 'BCR' en 'Lensdiameter' vooralsnog op 0,0 staan, deze worden automatisch ingevuld bij het selecteren van de gewenste lens.

Lensorder1

Stap 2 - Selecteer de leverancier en het type lens

Standaard zal OS Optiek alle lenzen weergeven van iedere contactlensleverancier en inclusief alle mogelijke lenstypen voor zover het bereik van die contactlenzen past bij de meetwaarden in de order. In de praktijk is het daarom vaak handiger om ook vooraf de contactlensleverancier en het lenstype in te voeren, zodat de selectielijst zo compact mogelijk wordt.

Lensorder2

Open het selectiescherm 'OCS Lens Selecteren' door achter het veld 'Artikelnr.' op de knop met het vergrootglas te klikken en selecteer de gewenste contactlens.

Lensselectievenster

Mocht het selectiescherm leeg blijven dan is de kans groot dat er geen lenzen gevonden zijn die een bereik hebben dat past bij de opgegeven meetwaarden. Controleer die meetwaarden zorgvuldig en maak zonodig de velden BCR en Lensdiameter leeg.

OS Optiek heeft de velden die nu geel worden weergegeven automatisch ingevuld op basis van de gegevens uit de catalogus. Het kan zijn dat er voor de gekozen contactlens meerdere waarden mogelijk zijn voor BCR en/of de lensdiameter. In dat geval zijn die waarden ook doorgegeven aan het desbetreffende veld en kunt u met behulp van de muis of de pijltjes-toetsen deze waarden omhoog of omlaag aanpassen.

Lensorder3

Contactlensleveranciers

Op het moment van schrijven kunt u via OCS contactlenzen bestellen bij de volgende leveranciers:

  • Bausch en Lomb
  • Ciba Vision
  • Cooper Vision
  • Microlens
  • NKL
  • Procornea

Order bewerken in adviespakket leverancier

Nog niet gedocumenteerd

Orders verzenden en ontvangen

Nog niet gedocumenteerd

Bestelstatus controleren

Nog niet gedocumenteerd

Deze handleiding

Document

Versie: 0.3 - Datum: 22 januari 2011 - Gewijzigd door: Arthur Buijs
Toegevoegd reset OCS-catalogus en kleine correcties in tekst

Versie: 0.2 - Datum: 24 oktober 2009 - Gewijzigd door: Arthur Buijs
Toegevoegd OCS voor contactlenzen en nieuwe schermafdrukken

Versie: 0.1 - Datum: 4 september 2009 - Gewijzigd door: Arthur Buijs
Eerste versie document (concept)

Disclaimer

Deze handleiding is steeds in ontwikkeling. Uiteraard doet iedereen zijn/haar uiterste best om deze handleiding zo goed mogelijk te maken. Desondanks is er geen enkele reden om aan te nemen dat de hier aangeboden informatie juist is. Het gebruik van de handleiding is geheel voor eigen risico.

Copyright

Deze handleiding is Copyright © 2009 van de auteurs zoals hierboven vermeld. Deze handleiding mag gedistribueerd worden en/of gewijzigd onder de voorwaarden van de Creative Commons Attribution License, versie 3.0 of later (http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/). Alle handelsmerken in deze handleiding behoren toe aan hun respectievelijke eigenaren.

Opmerkingen / suggesties

Heeft u een (schrijf-)fout gevonden, is de uitleg onduidelijk of zijn we iets vergeten uit te leggen? Wij kunnen uw hulp gebruiken bij het uitbreiden en verbeteren van de documentatie van OS Optiek.

Stuur opmerkingen of suggesties naar support@artietee.nl

documentatie/ocs.txt · Laatst gewijzigd: 2011/01/22 11:23 door arthur
chimeric.de = chi`s home Creative Commons License Valid CSS Driven by DokuWiki do yourself a favour and use a real browser - get firefox!! Recent changes RSS feed Valid XHTML 1.0